Yapay Zekâ ile Fatura, İrsaliye ve Sipariş Eşleştirme

Üç belge, tek kontrol: eşleştirme neden önemli?

Satın alma siparişi ne istediğinizi, irsaliye ne geldiğini, fatura ise ne ödeyeceğinizi gösterir. Üçü birbirini tutmadan ödeme yapılmamalıdır. Bu kontrole üçlü eşleştirme denir.

Yapay zekâ bu karşılaştırmayı hızlandırır. Uzun kalem listelerini yan yana koyar ve farkları sıralar. Ama bazen olmayan bir eşleşmeyi "tamam" diye yazabilir.

Bu yüzden amaç, yapay zekânın hızını kullanırken her satırı belgeye bağlamaktır. Hız yapay zekâdan, doğruluk ise sizin kontrolünüzden gelir. Ödemeye giden karar, kanıtı görülmüş satırlara dayanır.

Eşleştirme hatası küçük görünse de sonuçları büyüyebilir. Fazla ödenen bir tutarı geri almak zaman alır. Eksik ödeme ise tedarikçi ilişkisini gereksiz yere yorar.

Yapay zekâya belgeleri doğru vermek

Üç belgeyi ayrı ayrı ve adıyla verin. Örneğin "Belge A: Sipariş", "Belge B: İrsaliye" ve "Belge C: Fatura" diye başlık koyun. Böylece yapay zekâ hangi bilginin nereden geldiğini karıştırmaz.

Taranmış belgelerde okunamayan alanları siz tamamlayın ya da boş bırakın. Yapay zekâ okuyamadığı bir rakamı tahmin etmemelidir. İstemde bunu açıkça yazın.

Çıktıyı tablo olarak isteyin. Her kalem için sipariş, irsaliye ve fatura değerleri ayrı sütunlarda yer alsın. Son sütunda "eşleşiyor", "fark var" ya da "kanıt yok" yazsın.

Belgeleri yalnızca şirketinizin izin verdiği araçla paylaşın. ChatGPT, Copilot ya da şirketin kendi sohbet aracı olabilir; kural şirketinizin politikasıdır. Emin değilseniz önce bilgi işlem ya da uyum ekibinize sorun.

Tutar, miktar ve tarih farklarını yakalamak

Farklar en sık üç yerde çıkar: birim fiyat, teslim edilen miktar ve tarih. Kısmi teslimatta irsaliyedeki miktar siparişten az olabilir. Fatura ise bazen siparişin tamamı üzerinden kesilir.

Yapay zekânın hesapladığı toplamları kendiniz de kontrol edin. Miktar ile birim fiyatı çarpın ve fatura satırıyla karşılaştırın. KDV ve iskonto satırlarını ayrı ayrı doğrulayın.

Tarihleri de sıraya koyun. Fatura tarihi irsaliye tarihinden önceyse bunun bir açıklaması olmalıdır. Açıklama yoksa satırı soru olarak işaretleyin.

Birim ve para birimini de karşılaştırın. Siparişte "kutu", irsaliyede "adet" yazıyorsa aynı görünen miktarlar aslında farklı olabilir. Döviz cinsinden faturalarda kur ve kur tarihi ayrıca kontrol edilir.

Kanıtı olmayan satırı işaretlemek

Yapay zekâ bazen belgede olmayan bir bilgiyi özetine ekler. "Eksik miktar sonraki sevkiyatta gelecek" gibi bir cümle kulağa makul gelir. Ama hiçbir belgede yazmıyorsa dayanağı yoktur.

Her "eşleşiyor" sonucunda üç belgedeki karşılığı kendi gözünüzle görün. Karşılığını bulamadığınız satırı "kanıt yok" diye işaretleyin. Bu satır ödeme onayına gönderilmez.

Aynı dikkat kesin ifadeler için de gereklidir. "Tedarikçi onayladı" ya da "iade kabul edildi" gibi cümleler yazılı bir kaynak ister. Kaynak yoksa bu cümleler tabloya girmez.

Aşağıdaki kısa örnek, tek bir akıcı cümlenin iki ayrı hatayı nasıl gizlediğini gösteriyor. Firma adı ve rakamlar kurgusaldır.

Onayı finans sorumlusunda tutmak

Yapay zekânın hazırladığı tablo bir çalışma kâğıdıdır, ödeme onayı değildir. Farkların nasıl çözüleceğine finans sorumlusu karar verir. Yapay zekâ farkı gösterir; çözümü sorumlu kişi seçer.

Tabloyu onaya gönderirken açık bir not ekleyin. Hangi satırların eşleştiğini, hangilerinde fark olduğunu ve kimden ne bilgi beklendiğini kısaca yazın. Tedarikçiye gidecek soruyu da hazır tutun.

Böylece finans ekibi karar için gereken her şeyi tek sayfada görür. Sorumluluk net kalır ve kayıt denetime hazır olur. Aynı tedarikçiyle bir sonraki dönemde çalışırken bu not size yol gösterir.

Bu yöntem her ay yinelenen işlerde de zaman kazandırır. İstem ve tablo şablonunu saklayın; her dönem yalnızca belgeleri değiştirin. Böylece ekipteki herkes aynı düzende çalışır.

Kısacası yapay zekâ size hazır bir tablo ve soru listesi verir. Siz her satırın kanıtını görür, farkları not eder ve dosyayı onaya taşırsınız. Son söz her zaman finans sorumlusunundur.

Kontrol listesi

1. Üç belgeyi ayrı başlıklarla ve tam hâliyle verdim.
2. Taranmış belgelerde okunamayan hiçbir alanı yapay zekânın tahminine bırakmadım.
3. Her kalemde miktar × birim fiyat hesabını kendim doğruladım.
4. KDV, iskonto, birim, para birimi ve toplam satırlarını ayrıca kontrol ettim.
5. Fatura ve irsaliye tarihlerinin sırasını karşılaştırdım.
6. Belgede karşılığı olmayan her ifadeyi "kanıt yok" diye işaretledim.
7. Tabloyu açık bir notla finans sorumlusunun onayına gönderdim.