Yapay Zekâ ve Excel: Veri Kontrolünü Adım Adım Yapmak

Yapay zekâ Excel'de nerede işe yarar?

Yapay zekâ, uzun bir tabloyu okuyup özetlemekte hızlıdır. Tekrarlayan kayıtları, boş hücreleri ve dikkat çeken değerleri kısa sürede listeler. Doğru formülü bulmakta da güçlü bir yardımcıdır.

Aynı hız bir risk de taşır. Yapay zekâ bazen tabloyu gerçekten hesaplamaz, sonucu tahmin ederek yazar. Bu yüzden özetteki her rakam, siz tablodan doğrulayana kadar yalnızca bir iddiadır.

Doğru iş bölümü basittir: yapay zekâ bulur ve önerir, siz tablodan doğrularsınız. Rapor veya karar, verinin sorumlusu onayladıktan sonra masanızdan çıkar.

Modül 07 tam olarak bu iş bölümünü uygulatır. Kendi tablolarınıza benzeyen bir veriyle çalışır ve kontrolü adım adım yaparsınız.

Tabloyu yapay zekâya hazırlamak

İyi bir kontrol, temiz bir tabloyla başlar. Her sütunun tek bir başlığı olsun ve birleştirilmiş hücreleri ayırın. Tarihleri, birimleri ve para birimlerini tek biçimde yazın.

Yapay zekâya yalnızca iş için gereken sütunları verin. Kişisel veya gizli bilgileri çıkarın ya da şirketinizin onayladığı aracı kullanın. Her satıra bir satır numarası ekleyin ki yanıt doğrudan satıra bağlansın.

İsteğinizi açık yazın: “Toplamı hesapla, hangi satırları topladığını listele ve emin olmadığın yeri belirt.” Kaynağını göstermesini istemek, sonraki kontrolü sizin için çok kolaylaştırır.

Büyük tablolarda işi parçalara bölün. Önce bir ayın veya bir kalem grubunun verisini verin, sonucu kontrol edin ve sonra devam edin. Küçük parçalarda hata hem daha az olur hem de daha kolay görülür.

Toplam ve formül sonuçlarını doğrulamak

Yapay zekânın yazdığı toplamı doğrudan rapora kopyalamayın. Aynı toplamı Excel'de TOPLA formülüyle kendiniz alın. İki sonuç farklıysa, esas alınan değer tablodaki formülün sonucudur.

Yapay zekâ bir formül önerdiyse önce aralığa bakın. Formül bütün satırları kapsıyor mu, başlık satırını dışarıda bırakıyor mu? Filtreli tablolarda gizli satırların sayılıp sayılmadığını da kontrol edin.

Yüzde, ortalama ve fark gibi türetilmiş rakamlarda hesabı bir hücrede yeniden yapın. Tablodan gösterilemeyen bir rakam rapora girmez. Bu kural, uydurma rakamı en kısa yoldan dışarıda tutar.

Kontrolünüzü tablonun yanına kısa bir notla yazın. Hangi toplamı hangi formülle doğruladığınızı belirtin. Raporu okuyan kişi, rakamın nereden geldiğini böylece tek bakışta görür.

Tutarsız satırları bulmak

Yapay zekâ, bir kurala uymayan satırları aramakta güçlüdür. Miktar ile birim fiyatın çarpımı tutarı vermiyor mu? Aynı fatura numarası iki kez mi geçiyor?

Bu kuralları isteğinizde tek tek yazın ve bulguları satır numarasıyla isteyin. Ardından her bulguyu tabloda açıp kendi gözünüzle görün. Yapay zekâ bazen var olmayan bir satır numarası verir veya iki satırı karıştırır.

Yapay zekâ “sorun yok” dediğinde de birkaç satırı elle kontrol edin. Rastgele seçilen satırları aynı kurala göre hesaplamak birkaç dakikanızı alır. Bulduğunuz farkı düzeltmeden önce satırın sahibine sorun.

Bulguları ayrı bir sütunda işaretlemek işinizi kolaylaştırır. “Kontrol edildi”, “sahibine soruldu” ve “düzeltildi” gibi kısa etiketler kullanın. Böylece rapor gönderilmeden önce açık satır kalmaz.

Kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi her tablo kontrolünde yanınızda tutun. Liste, yapay zekânın hızından vazgeçmeden hatayı rapordan uzak tutar.

Listeyi ekibinizle paylaşın ki herkes aynı adımları izlesin. Böylece kontrol, kişiye değil işe bağlı bir alışkanlık olur.

Listeyi kendi tablolarınıza göre genişletebilirsiniz. Sık karşılaştığınız bir hatayı yeni bir madde olarak eklemek, bir sonraki kontrolü daha da hızlandırır.

Kontrol listesi

1. Her sütunun tek başlığı, her satırın bir numarası var.
2. Kişisel veya gizli veri çıkarıldı ya da onaylı araç kullanıldı.
3. Yapay zekânın verdiği toplam, Excel'de TOPLA ile ayrıca alındı.
4. Önerilen formülün aralığı ve gizli satırlar kontrol edildi.
5. Yapay zekânın gösterdiği her satır tabloda açılıp görüldü.
6. “Sorun yok” yanıtından sonra birkaç satır elle hesaplandı.
7. Farklı çıkan satırlar düzeltilmeden önce sahibine soruldu.